Guía de presupuesto
Conoce qué influye en el presupuesto de tu producción.
Identifica qué necesidades definen el alcance de tu evento, transmisión o producción híbrida y prepara la información necesaria para una propuesta a la medida.
El presupuesto de una producción depende de su alcance: cuántas salas y audiencias atiende, qué sistemas necesita cada una, cuántas horas trabaja el crew y qué ofrece ya la sede. Dos eventos con el mismo número de invitados pueden requerir producciones muy distintas, por eso el primer paso útil es describir bien el evento, no elegir un paquete.
Esta guía es informativa. No calcula precios y en esta página no aparece ninguno. El equipo de First Impact prepara una propuesta cuando el alcance está claro.
Tres formas que puede tomar una producción
Son ejemplos para ayudarte a describir tu evento. No son paquetes ni niveles de precio, y muchos eventos quedan entre dos de ellos.
Producción enfocada
Una sala, presentaciones sencillas y una audiencia principalmente presencial.
- Una reunión directiva con diapositivas y pocos micrófonos
- La presentación de un producto en el salón de un hotel
- Una cena de premiación con escenario, pantallas y audio
Producción conectada
Un evento presencial que también llega a personas en otro lugar: transmisión, ponentes remotos o participación en línea.
- Un town hall en una oficina, seguido por colaboradores de otras ciudades
- Un congreso con un conferencista que se conecta por video
- Un lanzamiento transmitido a clientes en tu propia plataforma
Producción compleja
Varias salas, sedes o idiomas, o requisitos especiales de transmisión.
- Un congreso con plenario y salas simultáneas
- Un hub dentro de la transmisión global de una productora internacional
- Un programa con interpretación simultánea y varias transmisiones
El número de asistentes por sí solo no define cuál aplica. Una junta de consejo de 60 personas transmitida a tres países puede ser más compleja que una conferencia de 600 personas en una sola sala.
Qué define el alcance
Cada factor cambia lo que necesita una producción. Para cada uno: qué preguntamos y por qué importa.
Objetivo y formato del evento
- Qué aclarar
- Qué debe lograr el evento, a quién va dirigido y su formato: conferencia, panel, premiación, capacitación, lanzamiento.
- Por qué cambia el alcance
- El objetivo define qué tiene que funcionar a la perfección y qué puede ser sencillo.
Sede y ubicación
- Qué aclarar
- La ciudad, la sede si ya la tienes y si es hotel, recinto, oficina o planta industrial.
- Por qué cambia el alcance
- Cada tipo de sede tiene accesos, equipo propio, reglas y logística distintos.
Salas, montaje y audiencia
- Qué aclarar
- Cuántas salas funcionan al mismo tiempo, cómo se acomoda la gente y qué tan lejos está la última fila del escenario.
- Por qué cambia el alcance
- Cada espacio adicional necesita sus propios sistemas y operadores, y el montaje define dónde van pantallas y bocinas.
Audio y micrófonos
- Qué aclarar
- Cuántas personas hablan, si hay paneles, videos con sonido o música en vivo.
- Por qué cambia el alcance
- Que se entienda bien en todos los lugares depende de la cobertura, el número de micrófonos y la mezcla.
Pantallas, proyección y LED
- Qué aclarar
- Qué se va a mostrar, qué tan iluminada está la sala y qué tamaño de imagen necesita la audiencia.
- Por qué cambia el alcance
- La elección depende de la luz, la distancia, el espacio y las condiciones de instalación.
Iluminación
- Qué aclarar
- Si los ponentes deben iluminarse para la sala, para las cámaras o con un look escénico.
- Por qué cambia el alcance
- Los eventos que se graban o transmiten necesitan luz que funcione en cámara además de en la sala.
Cámaras y switcheo
- Qué aclarar
- Si las cámaras alimentan pantallas, una transmisión, una grabación o las tres, y qué momentos deben cubrirse.
- Por qué cambia el alcance
- Cada toma y cada salida suman posiciones de cámara, operadores y dirección.
Ponentes remotos
- Qué aclarar
- Cuántas personas se conectan a distancia, desde dónde y si interactúan con la sala.
- Por qué cambia el alcance
- La participación remota requiere audio limpio en ambos sentidos, pruebas y tiempo de ensayo.
Plataforma de transmisión
- Qué aclarar
- Qué plataforma usa la audiencia y quién administra la cuenta.
- Por qué cambia el alcance
- Cada plataforma se conecta de forma distinta y necesita sus propias pruebas.
Conectividad
- Qué aclarar
- Qué internet ofrece la sede, si puede dedicarse a la producción y quién es responsable de él.
- Por qué cambia el alcance
- Una transmisión depende de una conexión estable, y las conexiones de respaldo se planean aparte.
Horarios
- Qué aclarar
- Horarios de montaje, ensayo, evento y desmontaje, y cuándo da acceso la sede.
- Por qué cambia el alcance
- Las horas de crew siguen al horario, incluidos trabajos de noche o de madrugada.
Funciones y horas del crew
- Qué aclarar
- Qué posiciones ya cubre tu equipo y cuáles necesitan apoyo.
- Por qué cambia el alcance
- El plan de crew crece con el número de sistemas que funcionan al mismo tiempo.
Grabación y edición
- Qué aclarar
- Si necesitas la grabación del programa, archivos de cada cámara, versiones editadas o subtítulos.
- Por qué cambia el alcance
- La grabación, la edición y los formatos de entrega son trabajos distintos.
Traslados y transporte
- Qué aclarar
- Dónde es el evento respecto a Ciudad de México o Querétaro y cómo llega el equipo a la sede.
- Por qué cambia el alcance
- Los traslados, el transporte y el hospedaje dependen de la ubicación.
Accesos, corriente y rigging de la sede
- Qué aclarar
- Rutas de carga, corriente disponible, altura del techo y si se puede colgar equipo.
- Por qué cambia el alcance
- Estas condiciones pueden cambiar el equipo y el método de instalación.
Servicios de terceros
- Qué aclarar
- Lo que proporcionan otros: escenario, interpretación, plataformas de registro, el audiovisual de la sede.
- Por qué cambia el alcance
- Los puntos de entrega entre proveedores deben acordarse para evitar huecos o duplicados.
Respaldos
- Qué aclarar
- Qué pasaría si fallara un micrófono, una laptop, un grabador o la conexión, y qué tan crítico es ese momento.
- Por qué cambia el alcance
- Los respaldos se planean según el riesgo, y respaldar la grabación no es lo mismo que mantener al aire una transmisión.
Qué confirmar en una propuesta
Trabajes con quien trabajes, una propuesta clara debe responder estos puntos.
Qué incluye y qué no
Lo que forma parte del alcance y lo que queda fuera de forma explícita.
Tiempos de montaje y ensayo
Cuándo instala, prueba y ensaya el crew, y si los ensayos están incluidos.
Equipo de la sede
Qué equipo de la sede se usa y quién lo opera.
Responsabilidades de conectividad
Quién proporciona el internet, quién lo prueba y qué respaldo existe.
Traslados y logística
Cómo viajan el crew y el equipo, y cómo se contempla en la propuesta.
Cambios de horario
Cómo se confirman los cambios en la agenda o en los horarios.
Entregables de grabación
Qué archivos recibes, en qué formato y cuándo.
Moneda e impuestos
Qué moneda y tratamiento fiscal aplican. Se definen en la propuesta comercial de cada proyecto.
Las condiciones comerciales se definen en cada propuesta según el alcance y los requisitos del proyecto.
Cómo prepararte
Define el objetivo
Una o dos frases sobre lo que debe lograr el evento ayudan más que una lista de equipo.
Comparte lo que sepas de la sede
Planos, fotos, el contacto técnico de la sede, aunque todavía no esté confirmada.
Confirma los horarios
Los horarios de acceso, montaje, ensayo y evento definen el plan de crew.
Identifica la infraestructura existente
Cuéntanos qué ya proporcionan la sede, tu agencia u otro proveedor.
Separa lo esencial de lo opcional
Enlista primero lo indispensable y después lo que sería bueno tener.
Involucra pronto al equipo de producción
Resolver dudas al principio evita cambios de último momento.
Preguntas sobre presupuesto y planeación
¿Por qué no publican una lista de precios?
Porque una lista de precios describiría equipo, no tu evento. La misma lista de equipo puede ser adecuada para una sede e inadecuada para otra, y la mayor parte del trabajo está en la planeación, el crew y los horarios.
Preferimos entender primero el evento y enviar una propuesta que le corresponda, con lo que incluye y lo que no. La guía de presupuesto explica qué factores definen ese alcance.
También se pregunta como: ¿Tienen paquetes audiovisuales con precio fijo?
· ¿Dónde puedo ver sus tarifas?
¿Qué información debemos incluir en un brief?
Incluye la fecha del evento (o un rango), ciudad y sede, formato, tamaño de la audiencia presencial y en línea, la escaleta si ya la tienes y lo que la producción debe lograr.
También ayudan los planos, un rider técnico, los datos de la plataforma, los ponentes remotos, lo que ya cubren otros proveedores y un rango de presupuesto. Si algo no está definido, dilo; la propuesta indicará los supuestos que usamos.
También se pregunta como: ¿Qué información necesitan para cotizar un evento?
· ¿Cómo se prepara un brief de producción?
¿Necesitamos saber qué equipo requerimos antes de contactarlos?
No. Mejor descríbenos el evento: la sala, la audiencia, cómo van a presentar los ponentes y si algo se transmite o se graba. Elegir el equipo es nuestro trabajo.
Una lista de equipo por sí sola dice poco sobre si la producción va a funcionar. Los planos, la agenda y algunas presentaciones de muestra nos dicen mucho más, y con eso armamos una propuesta que explica para qué sirve cada sistema.
También se pregunta como: No sabemos qué equipo audiovisual necesitamos, ¿nos asesoran?
· ¿Tenemos que mandar una lista de equipo?
¿El número de asistentes define el alcance de la producción?
No por sí solo. El número de asistentes influye en el tamaño de pantalla y la cobertura de audio, pero el formato, el número de salas, la participación remota y los horarios suelen pesar más.
Una junta pequeña transmitida a varios países puede requerir más producción que una conferencia grande en una sola sala. Por eso preguntamos cómo funciona el evento y no solo cuántas personas asisten.
También se pregunta como: Solo tenemos 50 invitados, ¿aun así necesitamos producción?
· ¿Más asistentes siempre significa una producción más grande?
¿Pueden usar el equipo de la propia sede?
Muchas veces sí. Muchas sedes tienen audio, pantallas o proyectores propios, y usarlos puede tener sentido cuando se adaptan al programa.
Revisamos qué equipo es, en qué estado está, quién lo opera y las reglas o cargos de la sede para crews externos, y después proponemos cómo se integra con el resto de la producción. Dinos qué equipo dice tener la sede.
También se pregunta como: El hotel incluye proyector y audio, ¿los podemos usar?
· ¿Tenemos que usar su equipo en lugar del de la sede?
¿Pueden coordinarse con el equipo audiovisual de la sede? · Producción audiovisual y técnica para eventos
¿Pueden trabajar con equipo de otro proveedor?
Sí, siempre que acordemos los puntos de entrega y confirmemos la compatibilidad con anticipación. Ejemplos comunes son una pantalla LED de otro proveedor, el audio de la sede o el equipo de streaming del propio cliente.
Documentamos quién es responsable de cada sistema, los formatos de conexión entre ellos y quién opera qué, para que el día del evento no haya huecos ni equipo duplicado.
También se pregunta como: ¿Pueden trabajar con una pantalla LED de otro proveedor?
· ¿Pueden combinar su equipo con el nuestro?
¿Cómo se contemplan los traslados y la conectividad en una propuesta?
Ambos se detallan de forma explícita en la propuesta de cada proyecto, porque dependen de dónde es el evento y de lo que ofrece la sede.
En traslados, la propuesta indica cómo llegan el crew y el equipo a la sede. En conectividad, indica quién proporciona el internet, quién lo prueba y si una conexión de respaldo forma parte del alcance. Nada de esto se da por hecho.
También se pregunta como: ¿Quién pone el internet para la transmisión?
· ¿Cómo se manejan los traslados para eventos fuera de la CDMX?
Guía de presupuesto · ¿Qué conexión a internet necesita una transmisión?
¿Cómo se manejan las solicitudes adicionales y los cambios de alcance?
Los cambios de alcance se revisan y se confirman por escrito antes de ejecutarse, junto con su efecto en costo, crew, horarios o disponibilidad.
Los eventos cambian, y la propuesta puede ajustarse cuando cambian la agenda, la sede o los contenidos. En SiGMA North America 2026 la propuesta técnica y comercial se replanteó durante la planeación para que la producción esencial se mantuviera dentro del presupuesto aprobado.
También se pregunta como: ¿Qué pasa si cambia la agenda después de aprobar la cotización?
· ¿Cómo manejan los cambios de último momento?
¿El Planificador AV con IA da una cotización?
No. El planificador genera un brief preliminar, no una cotización. Organiza tus necesidades, sugiere lo que una producción podría considerar y enlista lo que todavía no se sabe.
Si nos envías el brief, el equipo de producción de First Impact lo revisa, valida la sede y la viabilidad técnica, y después prepara una propuesta. Los precios solo aparecen en esa propuesta.
También se pregunta como: ¿El planificador con IA me dice cuánto costará mi evento?
· ¿El resultado del planificador es una propuesta?
Planificador AV con IA
¿No sabes qué necesita tu evento?
Describe tu evento y nuestro planificador con IA organizará tus necesidades en un brief preliminar, te mostrará qué falta y te permitirá enviarlo a nuestro equipo para revisión. No genera cotizaciones.