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Tu equipo técnico en México: coordinación con la sede, equipo, crew y operación en vivo, bajo tu dirección y con tu forma de trabajar.
ICON · Evento híbrido global, hub local
Evento híbrido global de ICON: el hub de Ciudad de México
Una productora internacional necesitaba un equipo local que construyera y operara el hub de Ciudad de México de un evento híbrido global según su propio flujo de trabajo.
Realizado por Castelein AV, el equipo detrás de First Impact. Publicado originalmente en casteleinav.com.
Datos del proyecto
- Cliente
- ICON
- Formato
- Evento híbrido global, hub local
- Ubicación
- Ciudad de México
Oficinas de ICON: cafetería principal y auditorio - Fecha
- 6 al 8 de octubre de 2026 (montaje, ensayo, en vivo)
Quién hizo qué
- ICON
- Cliente. Evento híbrido global anual que conecta sus oficinas.
- DV4
- Productora de transmisión (Irlanda). Diseñó la arquitectura global y dirigió la transmisión global desde su estudio de Zoom.
- Castelein AV
- Socio local de producción audiovisual en Ciudad de México. Construyó y operó el hub de México según el flujo de trabajo de DV4.
Resumen
ICON organiza cada año un evento híbrido global que conecta sus oficinas en un solo programa. DV4, productora de transmisiones de Irlanda, diseñó la arquitectura y dirigió el show desde su estudio de Zoom. Para el hub de las Américas en Ciudad de México, DV4 necesitaba un socio local que construyera y operara todo en sitio, y eligió a Castelein AV.
La lección del proyecto es sencilla: nos integramos al flujo de trabajo de la productora e hicimos que la producción local funcionara.
El reto
Un equipo de producción internacional necesitaba una ejecución local coordinada en México, dentro de un flujo de trabajo que ya había diseñado.
El hub atendía a dos audiencias. Los colaboradores de ICON en la sala necesitaban ver y escuchar con claridad a ponentes, paneles y participantes remotos. Quienes seguían el programa global necesitaban que Ciudad de México llegara limpio: la cámara correcta, la señal correcta, sin eco ni interrupciones.
El formato sumaba complejidad: dos espacios en pisos distintos que alimentaban un mismo programa global, y una escaleta que siguió cambiando hasta la última semana.
Preparación y pruebas
Antes del día del evento, el equipo armó una simulación de dos salas en una bodega para probar el flujo de trabajo propuesto por DV4 y encontrar problemas lejos del edificio del cliente.
- Dos salas montadas para replicar la cafetería y el auditorio
- Prueba completa del flujo de conexión y switcheo propuesto por DV4
- Montaje el 6 de octubre y ensayo completo el 7 de octubre, antes del evento en vivo del 8 de octubre
Alcance acordado
- Planeación de producción local, equipo, crew técnico, instalación, integración de señales, operación en vivo y gestión del proyecto en sitio, como socio local de DV4
- Conectar la cafetería y el auditorio, en pisos distintos, con el estudio de Zoom de DV4 como un solo hub coordinado
- Audio limpio en ambos sentidos entre ponentes locales y participantes remotos
- La señal de programa o de Zoom correcta en la pantalla del auditorio en el momento correcto
- Cobertura para todos los formatos: posición frente a la pantalla principal, esquina de panel, entrevistas en sala lounge y participaciones desde el auditorio
- Integración de streaming por hardware y grabación principal y de respaldo
Flujo técnico
Construido sobre el diseño de DV4
DV4 diseñó la arquitectura global y dirigió la transmisión. Castelein AV diseñó los diagramas de conexión locales para que la cafetería y el auditorio se conectaran directamente al montaje de estudio de Zoom de DV4.
Una computadora dedicada a Zoom
Se integró una laptop dedicada a Zoom en el montaje local como conexión del hub con el estudio.
Switcheo de pantallas
El switcheo local permitió que el auditorio mostrara el programa multicámara durante casi todo el evento y cambiara limpiamente a la señal de Zoom durante su propia participación.
Ruteo de audio
Retornos mix-minus, control de delay de audio y embebido final del audio después del Barco S3 mantuvieron clara la comunicación entre participantes locales y remotos.
Una sola línea de comunicación
Un project manager en sitio transmitía en tiempo real al crew local las indicaciones de tomas y switcheo del director de DV4.
Equipo por función
Solo equipo verificado en la documentación del proyecto, agrupado por la función que cumplió.
Audio
| Equipo | Qué hizo |
|---|---|
| Bose L1 Pro16 | Sistema de PA para las áreas de presentación |
| DiGiCo SD9 with D-Rack | Consola digital de audio |
| Allen & Heath CQ-18T | Segunda consola digital de audio |
| JBL PRX812 | Monitor de escenario |
| JBL EON ONE | Line array compacto |
| Shure QLX (handheld, headset, lavalier) | Micrófonos inalámbricos para ponentes, paneles y entrevistas |
| Audio interfaces | Conexiones de audio remotas con el estudio de Zoom |
Video, switcheo y pantallas
| Equipo | Qué hizo |
|---|---|
| Panasonic AG-HPX255 P2 HD | Cámara de broadcast operada |
| AViPAS AV-1280G + AV-3104IP controller | Cámaras PTZ y su controlador |
| ATEM Television Studio Pro HD + Pro 4K | Switchers de video para el programa local |
| Roland V-60HD, ATEM Mini Pro | Switcheo de video adicional |
| Barco S3 with EC-30 | Gestión de pantallas: define qué muestra cada pantalla; el embebido final de audio se hizo después de esta etapa |
| MacBook Pro with Millumin | Servidor de medios para reproducción |
| Unilumin Upad III LED, 3.5 × 2 m, 2.6 mm, Novastar | Fondo LED para un área de presentación |
| Samsung 55" | Monitor de retorno (confidence) |
| LG 75" | Pantalla de referencia de programa |
Streaming, Zoom y grabación
| Equipo | Qué hizo |
|---|---|
| Lenovo ThinkPad L15 | Computadora dedicada a Zoom que conectaba el hub con el estudio de DV4 |
| Blackmagic Web Presenter (Brightcove) | Encoder de streaming por hardware |
| HyperDeck Studio HD Plus × 2 | Grabación de programa principal y de respaldo |
Iluminación y escenografía
| Equipo | Qué hizo |
|---|---|
| Conic / Elation LED Leeko | Elipsoidales LED para ponentes |
| Chauvet WELL FIT + WELL COM | Uplighting inalámbrico y su control inalámbrico |
| Hedgehog 4 | Consola de iluminación |
| Black pipe-and-drape | Fondo y aforo |
Comunicación y soporte
| Equipo | Qué hizo |
|---|---|
| Clear-Com PK-7, wired beltpacks | Intercom entre el responsable local y el crew |
| Tripods, Neewer dolly | Soporte de cámara |
Retos operativos y respuesta
El programa siguió cambiando hasta la última semana.
Se ajustaron posiciones de cámara y se agregaron opciones de iluminación, pantallas y fondos para cada área de presentación conforme cambiaba la escaleta.
La imagen en cámara debía ajustarse al presupuesto disponible.
Un fondo LED, uplighting inalámbrico, aforo negro y técnicos adicionales lograron la imagen; además se sumó una pantalla de 75 pulgadas al montaje.
Un director remoto y un crew local en dos espacios.
Una sola línea de comunicación conectaba al director de DV4 con el crew a través del project manager en sitio.
Resultados confirmados
- La cafetería y el auditorio se integraron al sistema de transmisión de DV4 mediante infraestructura y conexiones locales.
- Se entregó cobertura multicámara de presentaciones, paneles, entrevistas informales y participaciones desde el auditorio.
- Se entregó un montaje basado en Zoom para el evento en vivo.
- El alcance de equipo y escenografía se ajustó al programa actualizado y al presupuesto disponible.
- El director de DV4 tuvo una sola línea de comunicación con el crew local a través de un project manager en sitio.
Resultados tal como se documentaron en el caso publicado. No incluimos cifras que el proyecto no haya registrado.
Protecciones: qué cubría cada una
- Protección de grabación: el programa se grabó en un HyperDeck principal y uno de respaldo. Esto protege el contenido; por sí solo no mantiene al aire una transmisión en vivo.
- Transmisión en vivo: el hub se conectó al estudio de Zoom de DV4 y el montaje incluyó un encoder de streaming por hardware. La transmisión global y su distribución las dirigió DV4.
Oportunidades futuras
Ideas identificadas para próximas ediciones. No forman parte de lo entregado.
- Se identificó el soporte de red dedicado para flujos NDI como una posible ampliación para futuras ediciones. No formó parte de esta entrega.
La lección
Nos integramos al flujo de trabajo de la productora e hicimos que la producción local funcionara.
Fotografías del proyecto
Fuente original: Castelein AV case study
Preguntas que responde este proyecto
Respuestas generales, con este caso como ejemplo real.
¿Pueden integrarse con un equipo de transmisión internacional?
Sí. Funcionamos como el equipo de producción local dentro de la transmisión de otra productora: ellos diseñan la arquitectura y dirigen el programa; nosotros construimos y operamos el hub local según su flujo de trabajo.
En el evento híbrido global de ICON, la productora irlandesa DV4 diseñó el sistema global y dirigió desde su estudio de Zoom. Castelein AV, el equipo detrás de First Impact, construyó y operó el hub de Ciudad de México y lo conectó al montaje de DV4.
Caso: Evento híbrido global de ICON: el hub de Ciudad de México
Somos una productora internacional con un evento en México. ¿Pueden ser nuestro equipo local?
Sí. Es una de las principales razones de ser de First Impact: tú pones la producción y la dirección creativa, y nosotros aportamos la parte técnica local en México.
Eso incluye equipo, crew, coordinación con la sede, montaje, ensayos y operación en vivo, alineados con tu rider, tus entregas de señal y tu calendario. El evento híbrido global de ICON y el simposio del Milken Institute, contratado por una agencia del Reino Unido, son ejemplos.
Socio de producción en México · Caso: Evento híbrido global de ICON: el hub de Ciudad de México
¿Pueden integrarse a nuestro flujo de producción actual?
Sí. Partimos de tu flujo de trabajo, incluidos tu flujo de señal, plataformas, formatos de archivo y calendario, y construimos la parte local para que coincida.
Cuando el flujo es nuevo para la sede o para el equipo, lo probamos antes del día del evento. Para el evento híbrido global de ICON armamos una simulación de dos salas en una bodega para probar el flujo propuesto por la productora antes de instalarlo en el edificio del cliente.
Caso: Evento híbrido global de ICON: el hub de Ciudad de México · Soporte de producción local para agencias y productoras internacionales
¿Pueden preparar un diagrama de flujo de señal?
Sí, cuando la documentación técnica forma parte del alcance acordado. Un diagrama de flujo de señal muestra cómo se conectan micrófonos, cámaras, laptops, reproducción, switchers, pantallas, grabadores y la transmisión, y en qué formato viaja cada señal.
Es especialmente útil cuando varios proveedores o un equipo de producción remoto comparten el show, porque deja a la vista cada punto de entrega antes de instalar. En el hub de ICON en Ciudad de México, los diagramas de conexión locales se diseñaron sobre el flujo global de DV4.
Caso: Evento híbrido global de ICON: el hub de Ciudad de México · Soporte de producción local para agencias y productoras internacionales
¿Trabajan con Zoom y Microsoft Teams?
Sí. Zoom y Teams pueden traer ponentes remotos a la sala, llevar el programa a colaboradores a distancia, o ambas cosas. Los conectamos como fuentes de producción, no como una laptop apuntando al escenario.
La configuración de la reunión, los permisos de anfitrión y el ruteo de audio deben probarse con quien administra la cuenta, porque dos reuniones en la misma plataforma pueden comportarse distinto. El All Hands de ITP Aero se realizó en Teams; el hub de ICON en México se conectó al estudio de Zoom de DV4.
Caso: ITP Aero All Hands 2026 · Caso: Evento híbrido global de ICON: el hub de Ciudad de México
¿Los participantes remotos pueden interactuar con quienes están en la sala?
Sí, si la interacción se diseña desde el principio y la plataforma lo permite. Las personas remotas necesitan escuchar bien la sala y ser escuchadas sin eco, lo que requiere micrófonos para el público, un retorno de audio limpio y alguien que modere.
Una transmisión de un solo sentido con preguntas por escrito es más sencilla que un panel donde invitados remotos y presenciales conversan entre sí. Dinos qué formato quieres; cambia el ruteo de audio, las pantallas y el plan de ensayo.
Eventos híbridos y producción multisede · Caso: Evento híbrido global de ICON: el hub de Ciudad de México
¿Se incluyen visitas técnicas y ensayos?
Las visitas técnicas y los ensayos se incluyen cuando forman parte del alcance acordado, y la propuesta indica cuántos y cuándo.
Para la mayoría de las producciones recomendamos al menos un ensayo técnico con las presentaciones y los ponentes reales. Los flujos híbridos complejos pueden justificar pruebas adicionales o una simulación antes del día del evento.
Caso: Evento híbrido global de ICON: el hub de Ciudad de México
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